Google Workspace voor samenwerken en kennisdelen
Google Workspace is functioneel gezien de Google-versie van Office 365. Een belangrijk verschil is dat Workspace echt is bedacht en gebouwd met het idee om de eindgebruiker te ontlasten. Workspace is een 100% cloud-oplossing. De overstap naar online werken moet je als zorgorganisatie goed voorbereiden en begeleiden. RAM-IT heeft hiervoor een complete roadmap klaar liggen. Maak een afspraak voor een Google Workspace demoDe voordelen van Google Workspace
Voor de werkvloer
- Sterke focus op de eindgebruiker en ‘werknemersgeluk’
- Efficiënt communiceren, samenwerken en kennisdelen
- Veel ‘overbodige’ functionaliteiten achterwege gelaten
- (Daardoor) laagdrempelig en makkelijk in gebruik
Voor het management
- Volledig in de cloud, geen on premise oplossingen
- Grote bereidheid Google om te investeren in de zorg
- Zelf bepalen waar je je data opslaat (ook in Nederland)
- Minder flexibel met op/afschalen dan Microsoft
Workspace is een aantrekkelijk alternatief voor Microsoft vanwege de actieve opstelling in de zorgmarkt. Google investeert fors en participeert actief in innovatieve projecten. Denk aan wondherkenning, medicatie-controle en Machine Learning/AI. Hiermee kun je bijvoorbeeld door diverse ECD’s zoeken en met kunstmatige intelligentie meedenken met de betreffende zorgverlener. Dat helpt de zorgverleners en bespaart tijd.
Waarom RAM-IT voor Google Workspace?
Keuzevrijheid
RAM-IT biedt vanuit de public cloud zowel Microsoft als Google aan. Uiteraard zorgen wij ervoor dat wij altijd up to date blijven met onze kennis en certificering. Wij zijn nu op weg naar de GCP-status bij Google.
Helpdesk
Wanneer u Workspace combineert met onze helpdesk en aanvullende migratie- en beheerdiensten profiteert elke medewerker van een professionele en flexibele Workspace-omgeving met vele functionaliteiten.
Roadmap migratie
Wanneer je nu werkt met Workspace, gaan de eindgebruikers een verandertraject in. Hiervoor heeft RAM-IT een complete roadmap voor training, communicatie en begeleiding klaar liggen.
Google Workspace en eCumulus
Zet de combinatie eCumulus (multi-cloud) en Workspace (public cloud) slim in. Bijvoorbeeld voor Identity & Access Management (single sign-on). Als organisatie behoudt u met eCumulus de vrijheid om gebruikers in een andere shared-omgeving (cloud) onder te brengen.
Google Chromebook
Steeds meer zorgorganisaties maken gebruik van Chromebooks. Die zijn al voorzien van het OS van Google, wat de overstap naar Workspace vereenvoudigt. Je bent als gebruiker beter uit als hardware en software van hetzelfde merk komen. Wij trainen gebruikers om zich snel de nieuwe omgeving eigen te maken.
Persona's
Bij de intake voor de (over)stap naar Google Workspace brengen wij met persona’s de verschillende gebruikersprofielen binnen uw organisatie in kaart. Ook wanneer de keuze voor Workspace voor de hand ligt, geven persona’s u een goed beeld van uw gebruikersprofielen en verwachte kosten.
Implementatie Google Workspace
Bij een Google-implementatie draait het meer om de verandering binnen de organisatie dan om de techniek. Belangrijke vraag vooraf is dan: ‘Waar komt de klant vandaan’? Zeker wanneer die uit een on premise situatie komt en/of wanneer gebruikers gewend zijn aan Office 365, mogen we de verandering niet onderschatten. Ook eenvoudige toepassingen als Contacten en Agenda zien er anders uit en werken anders.
Om de nieuwe werkomgeving (alleen online) en toepassingen uit Workspace te leren gebruiken, hebben wij een complete roadmap klaar staan, die we volledig invullen naar de situatie binnen de organisatie. Training, communicatie, begeleiding zijn cruciaal. Reken op 6-12 maanden, afhankelijk van de inrichting van Google Drive, om de hele organisatie soepel te migreren. Alles draait om de veranderingsbereidheid van en adoptie binnen de organisatie. Juist daarom is onze kennis en ervaring met dergelijke trajecten een zeer welkome factor.
Neem contact met ons op als u meer wilt weten over hoe wij de implementatie van Workspace verzorgen, inclusief uitgebreide begeleiding van gebruikers en trainingen.
Google Workspace licenties
Workspace meest geschikt voor de zorg
Workspace kent drie licenties. Mobile Device Management is onderdeel van alle drie. De Business variant is de meest gebruikte variant, vanwege Team Drives en de uitgebreidere administratieve mogelijkheden ten opzichte van Basic. De Enterprise-versie is in onze ogen te duur.
Rapportages en AVG
G Workspace biedt uitgebreide Admin-mogelijkheden. De organisatie krijgt hiermee meer controle over de Google Drive omgeving. Bijvoorbeeld met rapportages over het gebruik, om zo nodig proactief te handelen. Verder zijn Business en Enterprise volledig AVG-compliant.
Workspace Basic
- Voor startende of kleine organisaties
- Alleen de basisfunctionaliteiten
- 15Gb opslagcapaciteit
- Geen Team Drives
Workspace Business
- Meest gebruikte licentie in de zorg
- Alle functionaliteiten
- Onbeperkt storage
- Team Drives
- Gunstige prijs t.o.v. Microsoft
Workspace Enterprise
- Business met Security Dashboard
- Google Hangouts, Google Meet
- Team Drives
- Duur voor gemiddelde zorgorganisatie
Team Drives
- Alleen voor Business en Enterprise
- Duidelijke mappenstructuur
- Duidelijke rechtenstructuur
- Documenten zijn nooit van een individu
Basic is geschikt voor starters en organisaties met 5-10 medewerkers. Alle basisfunctionaliteiten zoals mail, agenda, contacten en Google Drives, zitten in Basic. De opslagcapaciteit is 15GB. In deze licentie zit geen Team Drives en heeft daardoor geen mogelijkheden voor een centrale mappen- en rechtenstructuur.
De meest gebruikte licentie voor (zorg)organisaties. Alle functionaliteiten van Workspace zitten in deze licentie aangevuld met Google Vault (niet-manipuleerbaar archief), onbeperkte storage en aanvullende Admin-mogelijkheden. De Admin kan rapportages opstellen (automatisch of handmatig) waarin staat welke documenten op welke manier zijn gedeeld. Hier kunnen bijvoorbeeld ‘triggers’ op worden gezet als iemand iets openbaar deelt. Met deze licentie voldoet de organisatie aan de AVG-wetgeving.
Enterprise biedt de meeste functionaliteit: Workspace Business aangevuld met een Security Dashboard, de mogelijkheid tot het pushen van certificaten en uitgebreidere mogelijkheden voor Google Hangouts/Google Meet. Zo is het bij Enterprise mogelijk om 50 deelnemers per Google Meet toe te voegen en te laten inbellen via een eigen landcode.
Met Team Drives kan een organisatie een duidelijke mappen- en rechtenstructuur neerzetten. Iets dat elke organisatie in onze ogen nodig heeft. Documenten zijn van de organisatie/afdeling zelf en niet van een individu. Dit biedt ook voordelen bij het in- of uitdiensttreden van een medewerker. Team Drives is alleen beschikbaar binnen Business en Enterprise en niet voor Basic.
Meer weten?
In welke branche u ook werkt, met onze cloud- en netwerkdiensten creëert u de beste ICT-omgeving voor uw organisatie.
Onze adviseurs vertellen u er graag alles over.
